Mis en place au début des années 2000, ce service partagé par cinq communes du Grand Pontarlier a été dissous le 31 décembre dernier. Il ne correspondait plus aux besoins. Après la mutualisation, place à la reconfiguration.
Comment remplacer une secrétaire dans une petite commune quand elle part en formation, se retrouve en arrêt maladie ou prend un congé maternité ? Face à ce casse-tête, six communes du Grand Pontarlier : Chaffois, Vuillecin, Dommartin, Houtaud, Sainte-Colombe et Les Granges-Narboz avaient décidé de créer au début des années 2000 un secrétariat intercommunal géré par la com’com. Ce dispositif comprenait huit secrétaires dont une directrice et une directrice adjointe avec une référente par commune. "Le personnel était employé et rémunéré par la com’com et le financement du service était rétrocédé ensuite à chaque commune en prorata du temps de travail. Cela ne coûtait rien aux autres communes", explique l’élu communautaire responsable de ce secrétariat installé dans les locaux de la C.C.G.P.
Ce pool administratif gérait toute la comptabilité et prenait en charge l’élaboration des budgets. Plus de souci de remplacement en cas d’absence pour les communes adhérentes. Possibilité également de renforcer ponctuellement le secrétariat d’une commune en jouant sur la mutualisation. Au-delà de l’enrichissement social inhérent à la mutualisation, les secrétaires avaient la possibilité de s’entraider, et de mettre leurs compétences en commun pour préparer les dossiers. Le secrétariat d’une petite commune nécessite des compétences diversifiées : état civil, urbanisme, fiscalité, comptabilité, accueil…
En 2017, la commune de Chaffois décide de reprendre son autonomie et quitte le secrétariat intercommunal. Plusieurs causes concomitantes vont peu à peu fragiliser la stabilité du service qui va perdre en efficience. D’abord la question du remplacement des départs en retraite avec un turnover qui finit par décourager les secrétaires chargées de former les nouvelles recrues. Entre également en jeu l’évolution de la taille des cinq communes restantes. En vingt ans avec la dynamique frontalière, elles ont vu leur population pratiquement doubler et se retrouvaient avec suffisamment de travail pour embaucher une, voire deux secrétaires. "Le fonctionnement du secrétariat intercommunal ne correspondait plus à l’évolution des besoins et certaines opérations devenaient même fastidieuses. Il n’y a pas eu de clash entre les cinq communes. On a travaillé en concertation entre élus et avec les secrétaires pour finalement convenir que chacun reprenne son autonomie. On a profité du départ en retraite de la directrice pour dissoudre le service en fin d’année sans que cela ne perturbe le bon déroulement des élections."
Les secrétaires ont retrouvé leur commune de référence : une à Vuillecin, une à Dommartin, trois à Houtaud dont un poste partagé avec Vuillecin et Dommartin et deux aux Granges-Narboz avec une mise à disposition pour Sainte-Colombe et le syndicat des Fontaines qui gère l’école.
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